Archivo para 26 enero 2011

5 motivos para automatizar procesos de negocio

La automatización de procesos de negocio es uno de los factores determinantes en la mejora  de la competitividad de las empresas. Alcanzar este objetivo requiere mejora de la calidad, la productividad, la eficiencia ytrabajar en la mejora continua.
  
 5 factores clave para justificar la automatización de los procesos:
 
1.- Pensar en procesos, disponer de un inventario de procesos automatizados, describir los procesos: Normalizar los procesos aumenta la calidad.
Pensar en procesos permite definir las tareas en base a un workflow de estados y en el que la participación de las personas se realiza basada en un modelo de roles y responsabilidades. Pensar en procesos favorece el que se tenga una visión integrada de los mismos por parte de los diferentes departamentos implicados.

Disponer de un inventario de procesos automatizadospermite clasificar los procesos, su definición y su documentación asociada. Al disponer de una fuente automatizada, la información estratégica del funcionamiento de la compañía no reside en la mente de los trabajadores individuales, sino que se encuentra en el repositorio de la compañía.

Obligar a describir los procesos permite definir su comportamiento por estados, los documentos necesarios en cada momento, las reglas para pasar al siguiente paso, los avisos que se deben enviar y las acciones que se tienen que llevar a cabo en los sistemas.

Normalizar los procesos aumenta la calidad, porque los procesos están definidos de acuerdo a un estándar. Además se aporta una visión homogénea del proceso, sin ambigüedades. Al tener los procesos normalizados documentados se cumple con los requisitos de calidad estándar, pero además, al automatizar los mismo se da un paso importante hacia la productividad y hacia la competitividad.

2.- Diseñar procesos económicos, permitir incorporar cambios, emplear herramientas gráficas: facilitar el mantenimiento de la base de procesos aporta flexibilidad.

Diseñar procesos económicos, diseñar procesos con la menor inversión de tiempo posible y orientado a que las tareas sean realizadas en el orden oportuno y por los responsables fijados. El empleo de un método de trabajo llevará a que la ejecución de los trabajos y las tareas pendientes se hagan de forma más eficiente.

Permitir incorporar cambios, por que el dinamismo del modelo puede exigir cambios, estratégicos o tácticos. Permitir realizar cambios ágilmente favorece la mejora continua y la aplicación de nuevas necesidades demandadas por el negocio.

Emplear herramientas gráficas, porque una imagen bien definida vale más que mil palabras. El diagrama representa una síntesis del proceso y a la vez sirve como punto de partida para su definición exhaustiva. El diagrama sirve para hablar con el equipo que define el proceso y poner en común a expertos de procesos, expertos de ti y posteriormente para que los usuarios puedan tener una visión gráfica completa del proceso.

Facilitar el mantenimiento de la base de procesos aumenta la flexibilidad, y esta es necesaria para la gestión de la mejora continua. Pero el mantenimiento debe ser una tarea viable, que permita realizar los cambios en forma y tiempo  adecuados con la demanda. A veces se trata de cambios inmediatos en el sistema: cámbialo YA.

3.- Evitar tareas repetitivas y automatizar aquellas que no aportan valor, evitar errores de operación, obligar al cumplimiento: mejorar la productividad de la empresa, de los equipos, de las personas.

Evitar tareas repetitivas y automatizar aquellas que no aportan valor. Realizar tareas de forma automática (comprobar una regla, cambiar de estado, mandar un aviso…). Esto permite centrar al usuario en las tareas productivas y “eliminar” de la cadena aquellas tareas manuales que no aportan valor. De esta forma se optimizan los  procesos reduciendo los tiempos de operación.

Evitar los errores de operación. La ejecución de proceso conduce al usuario de forma que este ve sus tareas en función de sus responsabilidades y garantiza que los cambios de estado se ajustan a las reglas de negocio establecidas. Al estar bien definidos los roles y las responsabilidades, al estar bien definidas las rutas de gestión de un proceso se evitan los olvidos que tantos errores generan.

Obligar al cumplimiento. El proceso, al estar gobernado por los estados, transiciones y reglas de negocio, favorece la ejecución programada del mismo tal y como se ha concebido para que funcione y sea eficiente.

Mejorar la productividad de la empresa, de los equipos, de las personas. Ser proactivo: informa al trabajador de lo que tiene que hacer en función de su rol y disponer de herramientas para coordinar las tareas que tienen que realizar en su día a día cotidiano los usuarios.  El trabajo de los usuarios es conducido por los procesos de negocio, habilitando a cada usuario las tareas que tiene que realizar en cada momento y orientando en lo prioritario, lo pendiente. De esta forma se favorece que se alcancen los objetivos establecidos para los trabajadores.

4.- Recoger datos de los procesos desde un punto de vista del negocio, analizar los procesos para descubrir errores, facilitar el mantenimiento correctivo y preventivo del proceso: favorecer la mejora continua.

Recoger datos de los procesos desde un punto de vista del negocio. Recoge datos para la medición de tiempos de las tareas, definición de las métricas a realizar y planificar la recogida de información sistematizada. Al poder definir exactamente las métricas que deseamos analizar nos concentramos en los focos del problema para poder pasar al análisis de los errores. La medición debe ser de aspectos del negocio: cuanto tarde en atenderse una reclamación desde que se recibe hasta que es atendida por primera vez, y hasta que queda resuelta.

Analizar los procesos para descubrir errores. Obtener informes para medir tiempos, visualizar los datos con herramientas familiares con los usuarios (excel). Comparar resultados de un equipo con los de otro, comparar en diferentes momentos. Analizar el momento, analizar la tendencia.

Facilitar el mantenimiento correctivo y preventivo del proceso. Revisar el proceso para alterar sus condiciones de ejecución, aumentar los recursos que parcicipan en una operacion, añadir, modificar, quitar reglas de negocio, en tiempo real, sin necesidad de  parar la producción.

Favorecer la mejora continua. Al disponer de herramientas para determinar las causas de los cuellos de botella o comportamientos no deseados en los procesos, el gestor puede aplicar cambios en el modelo para favorecer la mejora continua. La mejora continua es fundamental para adaptar el funcionamiento de la empresa bajo nuevas condiciones de demanda. Si la adaptación es costosa en tiempo y forma, llegaremos tarde o no llegaremos. Cambiar para mejorar, innovar para ser más competitivos.

5.- Integrar procesos con los sistemas actuales, orientar a procesos los sistemas operacionales: facilitar la integración

Integrar procesos con los sistemas actuales. Facilitar que los procesos de negocio reciban datos para aplicar reglas de negocio o que añadan datos a los sistemas existentes es necesario para que el proceso aporte valor a la operación. A la hora de definir el proceso este debe poder ser integrado con las soluciones actuales ERP, CRM, SCM.

Orientar a procesos los sistemas operacionales. Permitir la interacción a nivel de datos e incluso a nivel de operación es un valor para que los sistemas actuales sigan funcionando pero sin su sustitución.  Al automatizar procesos de negocio no se puede pretender cambiar todo el software de la compañía, sino dotar al software existente la capacidad de trabajar en el ambito de un proceso de negocio.

Facilitar la integración es clave para que la automatización de los procesos llegue a buen término. Habilitar que las aplicaciones hablen con el proceso y que el proceso hable con las aplicaciones y los consigue dotar de capacidad de workflow a aplicaciones que no la tienen.

En resumen…

  1.  Normalizar procesos aumenta la calidad
  2. Automatizar procesos aumenta la productividad
  3. Medir procesos aumenta la efectividad
  4. Cambiar procesos rápidamente condiciona la competitividad
  5. Integrar los procesos con los sistemas actuales facilita la orientación a procesos

Con todo, lo que se consigue es que las empresas puedan orientarse a procesos de forma más sencilla y gradual para ganar competitividad.

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